How to: Deine Ressourcen planen

Wie sortiere ich Tasks nach Priorität?

• Redaktionelle Qualitätskontrolle für zwei monatliche Landingpages
• Sechs neue Ratgeber zu Trend-Themen (Festival must haves) erstellen
• Wöchentlichen Statusreport verschicken (heute fällig)
• Projektbriefing/Projektplan für euer neues Projekt aufsetzen
• 30 Freelancer für neues Projekt recruiten
• Langfristige Prozessoptimierung: Eventkalender
• Tracking aufsetzen für bereits durchgeführte SEO-Maßnahme
• E-Mail einer Freelancerin beantworten, die nach weiteren Projekten fragt
• Alle Stockfotos von 300 Landingpages entfernen
• Mail-Verteiler der Freelancer aktualisieren nach Neueinstellung
• Einladung zu Kick-off-Meeting für neues Projekt verschicken
• Nachfrage der Buchhaltung zu einer Rechnung beantworten
• Newsletter an Freelancer von bereits laufendem Projekt verschicken
• Slack-Nachricht der Chefin beantworten
• Konkretes Budget für neues Projekt erfragen
• Täglichen Status des aktuell wichtigsten Projektes erfassen
• Slack-Nachricht eines Kollegen beantworten
• Alt-Texte zu 2.000 Bildern schreiben
• Nachfrage eines Freelancers zu einer Rechnung beantworten
• Alle Landingpages (ca. 18.000) auf fehlerhafte Links prüfen

Checkliste:

• Was dauert lange, mittel oder kurz?
• Was muss heute raus?
• Was ist längerfristige Aufgabe?
• Was kann delegiert werden? 
• Was hängt zusammen / neues Projekt?
• Wie passt es in einen normalen Arbeitstag?
• Annahme: Koordination eines Arbeitsalltags 

Daily Business (mit Frist) / 1 Stunde

1. Slack-Nachricht der Chefin beantworten
2. Slack-Nachricht eines Kollegen beantworten
3. Täglichen Status des aktuell wichtigsten Projektes erfassen / weil sich das andere anschauen
4. Wöchentlichen Statusreport verschicken (heute fällig) / weil sich das andere anschauen

Daily Business / Postfachbearbeitung (schnell koordinierbar) 25 min

1. Nachfrage der Buchhaltung zu einer Rechnung beantworten / geht schnell, soll nicht auf Geld warten
2. Nachfrage eines Freelancers zu einer Rechnung beantworten / geht schnell
3. E-Mail einer Freelancerin beantworten, die nach weiteren Projekten fragt / geht schnell, Sicherheit geben
4. Einladung zu Kick-off-Meeting für neues Projekt verschicken / geht schnell, und alle wissen schon mal Bescheid
5. Konkretes Budget für neues Projekt erfragen / geht schnell und brauche ich für meine Projektplanung

Mein FOKUS… nicht ablenken lassen. Gebündelte Projektvorbereitung (zeitintensiver, wichtig für next steps) 1-2 stunden

6. Projektbriefing/Projektplan für neues Projekt aufsetzen 
7. Alle Landingpages (ca. 18.000) auf fehlerhafte Links prüfen / wichtig weil Erreichbarkeit ist Umsatz und Ranking, mit dem Tool Screaming Frog scrapen lösbar 

Routinierte Aufgaben 2 Stunden

8. Mail-Verteiler der Freelancer:innen aktualisieren nach Neueinstellung / 5-10min
9. Newsletter an Freelancer:innen von bereits laufendem Projekt verschicken, um Motivation/Output zu steigern / 15-20min
10. Redaktionelle Qualitätskontrolle für zwei monatliche Landingpages / Lektorat / Verlinkung /Yoast / Widgets eingebunden etc. regelmäßig 45min
11. Sechs neue Ratgeber Trend-Themen finden / mit dem Team brainstormen und Ideen sammeln und vorstellen > keyword, multilingual etc.  45min

Wichtig für Projektarbeit und Prozessoptimierung, aber langfristiger

12. 30 Freelancer:innen für neues Projekt recruiten
13. Langfristige Prozessoptimierung: Eventkalender / langfristig. Erstellprozess für Externe prüfen. Wie geht der Promoter rein, wie kann er noch schneller uploaden? Heatmaps. Wettbewerbercheck, Push Benachrichtigung um Veranstalter zu reminden?
14. Tracking aufsetzen für bereits durchgeführte SEO-Maßnahme / wenn Delegieren an SEO, dann weiter oben als Postfach Aufgabe 

Zeitintensiver, läuft verteilt auf längere Zeit

15. Alt-Texte zu 2.000 Bildern schreiben / mit Tool > KI-gesteuerter ALT Text Generator mit Bilderkennung
16. Alle Stockfotos von 300 Landingpages entfernen / mit Tool > Api Verknüpfung zw. Thirdlight oder Dirico und TYPO 3